Poperinge, kei van een stad
BE-Alert: meteen verwittigd bij een noodsituatie

Digitalisering Burgerzaken en veranderingen voor archiefconsultatie

Ambtenaren van het stadhuis zeggen vaarwel tegen het tijdperk van de papieren akten. Een hele papier- en ruimtebesparing. De volledige digitalisering van geboorte- en huwelijksdocumenten staat in het verschiet. Uit die verandering vloeien ook versoepelingen voor het archief voort: het wordt makkelijker om recentere akten op te vragen.

Digitalisering, dus het einde van de balpen

Onze ambtenaren hebben de afgelopen maanden kennis kunnen maken met een nieuwe centrale databank, de DABS. Dit is een databank van akten, die in België opgesteld zijn of worden. Tal van geboorte- en huwelijksakten opgesteld in Poperinge kregen inmiddels al hun plekje in de centrale databank. 

Wat betekent dat voor jou? Afschriften van oude akten die vroeger op papier werden opgesteld, dienen afgeleverd te worden via deze nieuwe databank. Enkel wanneer de akte al opgeladen werd, kan de akte direct meegeven worden aan het loket. Wanneer de akte nog niet opgeladen werd in de databank, kan het afschrift niet onmiddellijk afgegeven worden aan het loket.

Nieuwe akten worden vanaf 31 maart opgesteld in de centrale databank. Deze akten dienen enkel nog getekend te worden door de ambtenaar van de burgerlijke stand of de gemachtigde ambtenaar en niet meer door de betrokkenen zelf. De huwelijksakte wordt na 31 maart enkel nog digitaal getekend door de ambtenaar van de burgerlijke stand, het koppel dat huwt dient de akte niet meer te tekenen.

Overal in België dezelfde akte, én overal verkrijgbaar

Ben je niet in Poperinge geboren kun je vanaf 31 maart 2019 met een eventuele vertraging toch een afschrift of uittreksel opvragen bij de dienst Burgerzaken van Poperinge. Niet elke gemeente digitaliseert zijn akten namelijk aan dezelfde snelheid.

Er is trouwens komaf gemaakt met alle verschillende vormen en formaten van akten. Alle diensten zullen op dezelfde uniforme manier het uittreksel van je akte afleveren. Om die uniformiteit verder in de hand te werken, krijgen de akten een doorlopende nummering in heel België.

De oprichting van een uitzonderingsregister

Gelijktijdig met de digitalisering verschijnt er een nieuw register voor personen die vermeld staan in een akte, maar niet de Belgische nationaliteit hebben. Laat je bijvoorbeeld een Fransman als getuige optreden van je huwelijk, krijgt hij nu een speciaal Belgisch rijksregisternummer voor de huwelijksakte. Zijn Belgisch rijksregisternummer is natuurlijk enkel in het licht van dat huwelijk van kracht.

De akte van een levenloos kind

Ook levenloos geboren kinderen zullen voortaan een officiële naam en registratie bij de burgerlijke stand kunnen krijgen. Voor vele ouders is dit belangrijk om hun kind een plaats te kunnen geven in hun familie en leven. Vanaf 31 maart wordt het mogelijk een levenloos geboren kind een volledige naam te geven, én het te laten registreren in de databank van akten van de burgerlijke stand. Vandaag kan een 'sterretje' enkel een symbolische voornaam krijgen, en dat pas vanaf 180 dagen zwangerschap.

Nieuw is eveneens dat ook voor kinderen die vanaf 140 dagen na de bevruchting overlijden, de registratie kan worden aangevraagd. Zij zullen hun kind enkel een voornaam kunnen geven.
De nieuwe wet zal met terugwerkende kracht gelden: ouders van vóór 2019 levenloos geboren kinderen krijgen vanaf 31 maart een jaar lang de tijd om hun kind volgens dezelfde voorwaarden een voor- en eventueel ook familienaam te geven.

Veranderingen voor het archief

Liefhebbers van genealogisch onderzoek kregen in het archief tot hun spijt te horen dat akten van de burgerlijke stand pas na 100 jaar openbaar kwamen. Die regel mogen ze nu zelf archiveren. Vanaf 31 maart zijn overlijdensakten na 50 jaar al publiek toegankelijk, huwelijksakten na 75 jaar. Let op, geboorteakten worden pas na 100 jaar openbaar.

Het archief centraliseert alle toegankelijke documenten in de leeszaal van de archiefdienst (Veurnestraat 69, 8970 Poperinge) voor consultatie.

  • Digitalisering Burgerzaken en veranderingen voor archiefconsultatie - huwelijksakte
Terug naar nieuws